こんにちは。11月だというのに気温が高くなる日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか？
さて今回は、知財事務においてPC作業をするときに、個人的に便利だと思う機能をご紹介したいと思います。
知財事務のお仕事では、Excel上で大量のデータ（知財管理情報）を確認したり処理したりすることが多いです。というのも、知財で扱うデータは知財管理システムや特許庁または商用のデータベースに入っているため、必要なデータをエクスポートして確認したり、複数案件の情報を取り出して関係者間でやり取りしたりします。
ですので、大きな単位のデータを使って入力作業やチェック作業が発生することも日常的です。こういった作業時に注意したいのは、データ上のどこを見ていたのか、どこまで作業をしたのか処理状況を示しておかないと、自分でも訳が分からなくなることです。
私は、作業や確認済の目印として該当のセルや行自体をグレーに塗りつぶす作業をよくしていたのですが、いちいち操作が面倒になったので、このグレーに塗りつぶす操作を「個人用マクロブック」のショートカットキーに割り当てています。いちど設定しておけば、どのブックを開いているときでも使うことができるので便利です。（個人用マクロの作成は、Excelのマクロの記録を使うと簡単です。設定したことの無い方は、いちどググってみてください）
ちょっとしたことですが、毎度、マウス操作で[ホーム] タブの [塗りつぶしの色] をクリックし、さらに目的の色を探してクリックする、という手間がなくなるので効率がよいです。
また、自動化とまではいかないですが、知財事務の業務でExcel作業をする際に便利だと思うショートカットキーの一例を挙げてみました。定番のコピーや貼り付け以外にも、日常的に使うものほど覚えておくと便利だと思います。
すぐ上のセルと同じデータを入力したい → 上のセルをコピペ ［Ctrl］＋［D］キー
日付を西暦の形式で簡単に入力したい → 本日日付の入力 ［Ctrl］＋［;］キー
大量のデータから特定の番号を見つけたい→ 検索ダイアログを表示 ［Ctrl］＋［F］キー
データをこまめに保存しておきたい → ファイルを上書き保存 ［Ctrl］＋［S］キー
普段のPC作業はもちろんですが、RPAでのシナリオ作成においてもキーボード操作によるショートカットキーの活用が役立つ場面が多くあります。
一つ一つは小さなことかもしれませんが、使用頻度が多いほどその価値は高くなると思います。キーワードは繰り返しですね。
もし業務に活用できそうなものがあれば、是非取り入れてみてはいかがでしょうか。ご参考になれば幸いです！
（TY）
