こんにちは。
未経験者の方が、効率よく特許事務を学習する方法を研究しているK.A.です。

20年以上前になりますが、最初に私が担当したのは企業知財部の外国事務担当でした。

当時「外国事務」という言葉に惹かれて、
「学生時代に学んだ英語を活かせるかも！」
と期待に胸を膨らませましたが、
実際に仕事をしてみると英語どころではなく、
日々飛び交う日本語（専門用語）を覚えるので手一杯でした。

しかも、出願手続の流れにそって書類が届くわけではないため、ある書類は出願した直後の内容だったり、ある書類は登録後の年金の内容だったりと、時系列がバラバラです。

届いた書類の内容によって、社内でやるべき事務処理が変わってきますので、書類の判別ができないことには次の作業に移れません。
今思えば、手元にある書類が何かを必死に覚えようとするのではなく、手続の流れ（縦軸）と、手続の流れにそって発生する書類（横軸）を意識していれば、もっと早く仕事を覚えることができたかもしれません。

また外国出願の制度を覚えるときに苦労したのが、パリ条約に基づく直接出願（パリルート）と特許協力条約（PCT）に則った国際出願（PCTルート）の違いでした。私はあまり物覚えがよいタイプではないため、きちんと理解できるようになるまで１年くらいかかったような記憶があります。

私のように未経験からいきなり外国事務の担当をすることになった方は、下記にある特許庁の資料を参考に学習してください。

■ 特許の国際出願って？（PDF）

外国出願で必ず出てくる「優先権主張」や「PCT出願すれば世界中で特許が取れるわけではない」ということも4ページ目でわかりやすく解説されています。ぜひご参考ください。